Все ценные документы должны храниться в сейфе под контролем начальника бухгалтерии и секретаря организации. Ценные документы включают в себя контракты, расписки, официальные документы, награды и т.д. Критерием «ценности» является следующее: приведёт ли их потеря к каким то затруднениям в работе организации в финансовом плане или к падению имиджа в глазах публики?

Когда получены такие документы, с них нужно сделать фотокопии в двух или трёх экземплярах. В том случае, если это не было сделано вовремя, это должно быть сделано сейчас.

Члены совета директоров, адвокаты, бухгалтеры и должностные лица корпорации не должны пользоваться оригиналами. Они должны пользоваться только копиями.

Оригиналы не должны покидать сейф, единственное исключение – когда нужно сделать копию. После этого они сразу же должны быть возвращены с приложением к каждому документу одной копии.

Кроме сейфа, должен быть ещё один файл – «файл ценных документов». Он должен храниться у секретаря организации, и в папках этого файла должны быть только копии, причём на каждой папке должно быть указано, какой документ хранится в ней, так что изъятие последней копии какого либо документа не нанесёт ущерба файлу. Копия «файла ценных документов» должна направляться президенту (в Лондоне – представителю в Великобритании).

Секретарь организации несёт ответственность за то, чтобы все документы были собраны и хранились отныне так, как описано выше.